Ein eigenes Kundenportal rechnet sich ab dem Punkt, an dem eure Kunden im Portal etwas tun sollen, das kein fertiges Produkt kennt. Unterlagen hochladen, einen Status verfolgen, ein freigegebenes Dokument abrufen, und das alles verbunden mit den Systemen, in denen bei euch die eigentliche Arbeit passiert. Solange es bei Tickets, einer Wissensdatenbank und einer Dateiablage bleibt, ist ein Abo billiger, schneller und in der Wartung ruhiger. Wir bauen Individualsoftware ab 25.000 Euro und sagen im Erstgespräch regelmäßig ab, wenn diese Grenze nicht überschritten wird.
Wann sich ein eigenes Portal rechnet
Die Rechnung ist einfacher, als die meisten Ratgeber sie machen. Zählt zwei Wochen lang mit, wie oft eure Leute dieselbe Auskunft geben, und rechnet daraus die Jahresstunden hoch. Diese eine Zahl entscheidet mehr als jede Featureliste.
Ein Portal ist tragfähig, wenn die gezählte Zeit über drei Jahre in die Größenordnung der Entwicklungskosten kommt, oder wenn ohne Portal gar kein Geschäft stattfindet. Der zweite Fall ist der häufigere und der bessere. Bei AQIIDO HR war das Portal nicht die Ersparnis, sondern das Produkt selbst: 828.425 Stellen aus 14 Quellen, Suche in 29 Millisekunden. Ohne eigene Oberfläche gäbe es dort nichts zu verkaufen.
Ein Posten fehlt in fast jeder Kalkulation, die uns erreicht: die Arbeit, die durch das Portal erst entsteht. Wer Dateien hochladen darf, erzeugt einen Posteingang, den jemand abarbeiten muss. Wer einen Status sieht, erwartet, dass er stimmt, also muss ihn jemand pflegen. Ein Portal verschiebt Aufwand, es beseitigt ihn nicht. Rechnet die neue Arbeit gegen die alte, sonst stimmt eure Zahl von Anfang an nicht.
- Wo ist mein Auftrag gerade?
- Habt ihr meine Unterlagen bekommen?
- Könnt ihr mir das Dokument nochmal schicken?
- Welche Daten fehlen euch noch von mir?
Was ein fertiges Abo wirklich kostet
Damit der Vergleich ehrlich ist, hier belegte Fremdpreise. HubSpot nennt auf der eigenen Preisseite für den Service Hub, in dem das Kundenportal steckt, für Professional 90 Euro pro Lizenz und Monat bei jährlicher Zahlung und 100 Euro bei monatlicher Zahlung, dazu einmalig 1.470 Euro Onboarding. Enterprise beginnt bei 150 Euro pro Lizenz und Monat, dazu einmalig 3.420 Euro Onboarding (Quelle: hubspot.de, Preisseite Service Hub).
Hier verrechnen sich viele: Eine Lizenz ist ein Mitarbeiter, kein Endkunde. Zehn Leute im Service auf Professional sind bei monatlicher Zahlung 12.000 Euro im Jahr plus einmalig 1.470 Euro. Das ist keine kleine Zahl, aber es ist eine planbare, und sie enthält Betrieb, Updates, Sicherheitspatches und einen Support, den ihr anrufen könnt.
Und jetzt der Teil, den ihr von einer Agentur selten hört. Bei der Mehrheit der Anfragen, die bei uns landen, ist das Abo die richtige Wahl. Wenn euer Portal im Kern aus Tickets, einer Wissensdatenbank und ein paar Dateien besteht, wenn eure Kundenzahl dreistellig ist und wenn bei euch niemand Lust hat, in drei Jahren über eine Datenbankmigration zu reden, dann nehmt das Abo. Ihr bekommt etwas, das am ersten Tag läuft, während wir für dasselbe Geld gerade den ersten Entwurf fertig hätten. Wir sagen das im Erstgespräch, das dauert 30 Minuten, und manchmal ist es damit beendet.
| Portal aus dem Abo | Eigenes Portal | |
|---|---|---|
| Verfügbar | sofort nach Einrichtung | erst nach dem Bau |
| Kosten im ersten Jahr | 12.000 Euro plus 1.470 Euro Onboarding bei zehn Lizenzen, HubSpot Service Hub Professional | ab 25.000 Euro einmalig |
| Abläufe | die des Anbieters | eure eigenen |
| Anbindung eigener Systeme | nur über die Schnittstellen des Anbieters | frei |
| Zuständig bei Störungen | der Anbieter | eine Person, die ihr benennen müsst |
| Speicherort der Daten | beim Anbieter | wo ihr wollt |
hej mind: das Patientenportal im Detail
Bei hej mind haben wir eine Diagnostik-Software mit Patientenportal und Praxisverwaltung gebaut, dazu KI-Befundentwürfe, die die ärztliche Beurteilung vorbereiten. Das Portal kann vier Dinge: Unterlagen hochladen, den Status der Diagnostik verfolgen, den fertigen Befund abrufen und ohne Passwort hineinkommen.
Der Upload sah am harmlosesten aus und hat die meiste Arbeit gemacht. Patienten fotografieren Arztbriefe mit dem Handy. Was ankommt, ist HEIC statt PDF, gedreht, weil die Orientierung nur im EXIF steht, und gern zweistellig viele Megabyte pro Seite. Wer das nicht serverseitig geraderückt, konvertiert und verkleinert, hat die Arbeit nur von der Poststelle in den Posteingang verschoben.
Der zweite harte Teil war der Status. Ein Status ist nie nur ein Wort, er ist eine Aussage darüber, wer ab wann was sehen darf. Befund fertig und Befund sichtbar sind zwei verschiedene Zustände, und sie müssen zwei verschiedene Felder sein. Wir haben Fertigstellung und Freigabe von Anfang an getrennt. Das ist zu Projektbeginn eine Kleinigkeit und verhindert genau den Vorfall, der sonst das ganze Projekt in Frage stellen würde.
Zugang per Link, ohne Schönfärberei
Der Zugang ohne Passwort funktioniert so: E-Mail-Adresse eingeben, Link im Postfach anklicken, drin sein. Kein Passwort, kein Zurücksetzen, keine Anrufe wegen vergessener Zugangsdaten. Bei einer Zielgruppe, die das Portal wenige Male im Jahr benutzt, entscheidet das darüber, ob es überhaupt benutzt wird.
Dazu gehört, was das sicherheitstechnisch bedeutet. Das NIST schreibt in SP 800-63B, Abschnitt 5.1.3.1, dass Verfahren, die den Besitz eines bestimmten Geräts nicht nachweisen, etwa VOIP oder E-Mail, nicht für die Out-of-Band-Authentifizierung verwendet werden dürfen (Quelle: pages.nist.gov, SP 800-63B). Ein Link per E-Mail ist genau so ein Verfahren. Er ist so sicher wie das Postfach dahinter, nicht sicherer. Wer etwas anderes verspricht, hat die Norm nicht gelesen.
Praktisch heißt das drei Dinge. Der Token gilt einmal und nur kurz. Alles, was über das Abrufen eigener Dokumente hinausgeht, bekommt einen zweiten Faktor. Und dann der Fehler, den fast jeder einmal baut: Sicherheitsscanner in Unternehmen und einige Mailclients rufen Links in E-Mails vorab auf. Wenn euer Token schon beim ersten Aufruf verfällt, ist er verbraucht, bevor der Mensch geklickt hat, und ihr sucht wochenlang nach einem Fehler, der keiner ist. Der Token darf erst durch eine bewusste Bestätigung im Browser entwertet werden, nicht durch das bloße Laden der Seite.
Gesundheitsdaten ändern die Bauweise
Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO eine besondere Kategorie personenbezogener Daten, ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt und nur über die Ausnahmen des Absatzes 2 zulässig, für medizinische Diagnostik und Behandlung über lit. h (Quelle: Gesetzestext auf dejure.org).
Für den Bau folgt daraus mehr als eine Checkbox. Art. 35 Abs. 3 lit. b DSGVO verlangt eine Datenschutz-Folgenabschätzung bei umfangreicher Verarbeitung solcher Daten (Quelle: Gesetzestext auf dejure.org). Interessant ist die Einschränkung in Erwägungsgrund 91: Als umfangreich gilt eine Verarbeitung nicht, wenn sie Patientendaten betrifft und durch einen einzelnen Arzt oder sonstigen Angehörigen eines Gesundheitsberufs erfolgt (Quelle: dsgvo-gesetz.de, Erwägungsgrund 91). Ob eure Einrichtung darunter fällt, entscheidet nicht die Agentur, sondern euer Datenschutzbeauftragter.
Wir bauen deshalb so, dass diese Antwort das Projekt nicht umwirft: saubere Trennung der Mandanten, Protokollierung jedes einzelnen Zugriffs auf ein Dokument, und Löschfristen im Datenmodell statt im Handbuch. Ein Feld, das von Anfang an sagt, wann ein Dokument verschwinden muss, ist schnell angelegt. In einer über Jahre gewachsenen Datenbank nachträglich herauszufinden, welche Datei zu welcher Frist gehört, kostet ein Vielfaches davon.
Was nach dem Launch weiterläuft
Ein Portal ist kein Projekt mit Enddatum, es ist ein Betrieb. Server, Backups, Bibliotheken, die veralten, Browser, die sich ändern, und ein Mensch, der antwortet, wenn am Freitagabend niemand mehr etwas hochladen kann. Wenn ihr diese Person nicht benennen könnt, weder bei euch noch bei uns, dann baut kein eigenes Portal. Nehmt eines aus dem Abo, bei dem jemand anderes diese Rolle schon hat.
Wir bauen seit 2018, inzwischen über 180 Projekte, bewertet mit 4,2 von 5 aus 21 Trustpilot-Bewertungen. Der Unterschied zwischen den Portalen, die nach drei Jahren noch täglich benutzt werden, und denen, die stillstehen, liegt selten an der Technik. Er liegt daran, ob jemand zuständig geblieben ist.
Wenn ihr sortieren wollt, ob euer Fall in die eine oder die andere Richtung geht: Auf Anfragen antworten wir innerhalb von 24 Stunden, das Erstgespräch dauert 30 Minuten. Es beginnt mit der Frage, ob ihr überhaupt bauen solltet, nicht mit der Frage, was ihr bauen wollt.
Häufige Fragen
Was kostet ein Kundenportal bei euch?
Individualsoftware bauen wir ab 25.000 Euro. Der tatsächliche Preis hängt an drei Dingen: wie viele Rollen es gibt, an wie viele bestehende Systeme das Portal muss und wie hoch das Schutzniveau der Daten ist. Im Erstgespräch nennen wir eine Spanne für euren Fall, keine Zahl aus einem Katalog.
Wann reicht ein fertiges Portal aus dem Abo?
Wenn eure Kunden im Portal vor allem Anfragen stellen, Antworten nachlesen und Dateien austauschen sollen. Dafür gibt es fertige Produkte. HubSpot nennt für den Service Hub Professional 100 Euro pro Lizenz und Monat bei monatlicher Zahlung plus 1.470 Euro einmaliges Onboarding. Bei zehn Mitarbeitern sind das 12.000 Euro im Jahr, inklusive Betrieb und Support.
Ist die Anmeldung ohne Passwort sicher genug?
Für das Abrufen eigener Dokumente ja, sofern der Link kurz gültig und einmalig ist. Für mehr nicht. Das NIST schreibt in SP 800-63B, Abschnitt 5.1.3.1, dass E-Mail nicht für die Out-of-Band-Authentifizierung verwendet werden darf, weil der Besitz eines bestimmten Geräts damit nicht nachgewiesen wird. Ein Anmeldelink ist so sicher wie das Postfach dahinter.
Braucht ein Patientenportal eine Datenschutz-Folgenabschätzung?
Art. 35 Abs. 3 lit. b DSGVO verlangt sie bei umfangreicher Verarbeitung besonderer Datenkategorien. Erwägungsgrund 91 stellt klar, dass eine Verarbeitung nicht als umfangreich gilt, wenn sie Patientendaten betrifft und durch einen einzelnen Arzt oder sonstigen Angehörigen eines Gesundheitsberufs erfolgt. Die Einordnung trifft euer Datenschutzbeauftragter, nicht die Agentur.
Was ist beim Datei-Upload technisch zu beachten?
Dass die Dateien so ankommen, wie Menschen sie erzeugen. Handyfotos von Arztbriefen kommen als HEIC statt PDF, gedreht, weil die Orientierung nur im EXIF steht, und oft mit zweistellig vielen Megabyte pro Seite. Ohne serverseitiges Drehen, Konvertieren und Verkleinern verschiebt ihr die Arbeit nur von der Poststelle in den Posteingang.
Passt dazu
Woher die Zahlen kommen
- HubSpot Service Hub Professional 90 Euro pro Lizenz und Monat bei jährlicher und 100 Euro bei monatlicher Zahlung plus einmalig 1.470 Euro Onboarding, Enterprise ab 150 Euro plus einmalig 3.420 Euro Onboarding hubspot.de, Preisseite Service Hub
- Verfahren, die den Besitz eines bestimmten Geräts nicht nachweisen, etwa VOIP oder E-Mail, dürfen nicht für die Out-of-Band-Authentifizierung verwendet werden (Abschnitt 5.1.3.1) pages.nist.gov, NIST Special Publication 800-63B
- Gesundheitsdaten sind besondere Kategorie nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO, Verarbeitung grundsätzlich untersagt, Ausnahme für medizinische Diagnostik und Behandlung nach Abs. 2 lit. h dejure.org, Gesetzestext Art. 9 DSGVO
- Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 Abs. 3 lit. b DSGVO bei umfangreicher Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 dejure.org, Gesetzestext Art. 35 DSGVO
- Eine Verarbeitung gilt nicht als umfangreich, wenn sie Patientendaten betrifft und durch einen einzelnen Arzt oder sonstigen Angehörigen eines Gesundheitsberufs erfolgt dsgvo-gesetz.de, Erwägungsgrund 91 DSGVO
Stand: 30. August 2026.
