Case Study · 2026 · hej mind PVS

Patient-Portal & KI-Diagnostik:
Wie hej mind 75–100 h pro Monat einspart.

Vollständig maßgeschneiderte Praxis-Verwaltungs-Software mit Patient-Portal, KI-gestützter Befund-Generierung, 9 automatisierten Diagnostik-Bots und Stripe-Upsell-Funnel — gebaut für eine Online-Diagnostik-Praxis im DACH-Raum.

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1.813 Patient:innen migriert 49 % Conversion-Rate 9 KI-Bots im Live-Betrieb
~700
Aktive Patient:innen
49 %
Lead → Patient Conversion
3.695
Leads in Pipeline
75–100 h
Zeit-Ersparnis / Monat
9 + 5
KI-Bots + Cron-Jobs
–30 bis –50 %
Weniger Patient:innen-Anrufe
383
Termine durch Datenfix gerettet
66 k
Zeichen / Transkript ohne Timeout
Der Kunde

hej mind.

hej mind ist eine spezialisierte Online-Diagnostik-Praxis für ADHS, Autismus-Spektrum-Störung und Hochbegabung. Die Praxis arbeitet vollständig digital — von der ersten Kontaktaufnahme bis zur ärztlichen Diagnose laufen alle Schritte über die eigene Plattform. Vor dem Relaunch war hej mind auf Doctolib + manuelle Doku + manuelle Hogrefe-Test-Auswertung angewiesen.

Online-Diagnostik ADHS · Autismus · Hochbegabung DACH-Raum 6-Personen-Team DSGVO-konform

Standard-Tools haben
nicht ausgereicht.

Eine spezialisierte Diagnostik-Praxis mit eigenem Workflow braucht eine Software, die zu diesem Workflow passt — nicht umgekehrt.

Pain 01

Manuelle Doku frisst Behandler-Zeit

Pro Termin 5–10 Minuten manuelles Abtippen von Anamnese, Befund, Therapie und Prozedere — bei 25 Terminen/Woche fast 14h/Monat pro Behandler:in.

Pain 02

Doctolib zwingt in fremden Workflow

Doctolib konnte Track-spezifische Logik (ADHS, Autismus, Hochbegabung, Rezept) nicht abbilden, hatte keine eigene Patient:innen-Akte, kein Self-Service-Portal und keine API für echte Automatisierung.

Pain 03

Hogrefe-Tests fressen Zeit pro Auswertung

IST-5 (IQ), CAARS, WURS-K — jeder Test bedeutete 30–45 Minuten manuelle Eingabe im Hogrefe-Testzentrum, PDF-Download, Befund-Synthese und Akten-Upload.

Pain 04

Patient:innen warten, Telefon klingelt

Ohne Self-Service-Portal mussten Patient:innen für jeden Status, jede Terminverschiebung und jedes Dokument anrufen oder mailen. Das Sekretariat war konstant ausgelastet.

Eine eigene Plattform.
Auf 3 Domains.

Wir haben für hej mind eine vollständige Praxis-Verwaltungs-Software, ein Patient-Portal und eine automatisierte Bot-Pipeline gebaut — auf eigener Infrastruktur, DSGVO-konform, voll integriert mit Stripe und Mistral-KI.

KomponenteWas sie tut
pvs.hejmind.dePraxis-Verwaltungs-Software für das Behandler-Team — Kalender, Akten, KI-Doku, Diagnostik-Auswertung, Audit-Trail.
hub.hejmind.dePatient:innen-Portal mit Magic-Link-Auth, Self-Service-Termin-Verschiebung, Dokumenten-Upload, sicherem Postfach.
hejmind.deMarketing-Frontend mit Conversion-Center-Attribution, Stripe-Checkout, GCLID-Tracking, UTM-Drilldown.
Cron-ServerDediziert pm2-managed Node.js + Playwright — betreibt 9 Hogrefe-Bots, 5 Cron-Jobs für Workflow-Trigger, Newsletter-Versand, Eligibility-Check.

Was die Software
für hej mind macht.

01
KI-Befund

KI-Sprechstunden-Transkription & Befund-Generierung

Während die Behandler:in mit der Patient:in spricht, läuft im Hintergrund Voxtral-KI, transkribiert das Gespräch live und segmentweise. Nach dem Termin: Ein Klick auf "KI-Akte erstellen" — und Mistral medium-latest generiert track-spezifisch (ADHS / Autismus / Hochbegabung / Rezept) eine vollständige Doku: Anamnese, Symptomatik, Befund, Therapie / Prozedere, klinischer Eindruck.

Technisch gelöst über eine Async Job-Queue mit Polling und fastcgi_finish_request, der den IONOS 60-Sekunden-Gateway-Timeout umgeht — bis zu 5 Minuten Background-Run, 6.000 Token Output, 66k Zeichen pro Transkript ohne Abbruch.

Pro Termin5–10 Min → 30 Sek
Pro Behandler:in / Monat14 h gespart
Voxtral Mistral medium Async Queue Track-spezifische Prompts
02
Patient-Portal

Patient:innen-Portal mit Self-Service

Patient:innen loggen sich per Magic-Link (Token-Auth) ein. Sie sehen anstehende Termine, können selbst verschieben (mit 24h-Storno-Hinweis), Dokumente hochladen (Zeugnisse, Labor, EKG), den Befundbericht herunterladen und im sicheren Postfach mit der Praxis kommunizieren — voll DSGVO-konform statt unverschlüsselter Email-Threads.

Echtzeit-Status für jeden Schritt der Diagnostik. Patient:innen sehen ohne Anruf, ob ihr Labor freigegeben, ihr Zeugnis akzeptiert oder der Abschlusstermin buchbar ist.

Patient:innen-Anrufe–30 bis –50 %
Sekretariat-Entlastung~25 h / Monat
Magic-Link-Auth Sicheres Postfach Doc-Upload Mobile-optimiert
03
Attribution

Conversion Center — Marketing-Attribution

Tracking jedes Leads vom ersten Klick auf hejmind.de bis zur Patient:innen-Akte. Channel-Detection: GCLID → Google Ads, Referrer-Pattern → Instagram / Spotify / TikTok / Meta, ChatGPT-Referrer → AI-Channel. UTM-Drilldown für jede Kampagne mit Tagesverlauf-Chart, Top-Kampagnen-Tabelle und 6 KPI-Cards.

Damit weiß das Marketing nicht nur, wie viel Traffic kommt — sondern welcher Channel tatsächlich Patient:innen produziert.

Leads im System3.695
Patient:innen daraus1.813
Conversion-Rate49 %
Google-Ads-Leads95 · 78 Buchungen via Funnel
GCLID-Tracking Multi-Channel Chart.js UTM-Drilldown
04
Workflow-Trigger

Automatisierter Workflow-Trigger "Abschluss-Ready"

Sobald alle Voraussetzungen für einen Abschlusstermin erfüllt sind — Labor freigegeben, Zeugnis-Status geklärt, Fragebögen vollständig, Zweitgespräch erledigt — läuft ein Cron-Job alle 5 Minuten und schickt der Patient:in automatisch eine personalisierte Mail mit One-Click-Buchungslink.

Beispiel: Wiebke gibt um 11:00 ein TSH-Labor frei. Um 11:05 hat die Patient:in eine Mail im Postfach — "Dein ADHS-Abschluss ist jetzt buchbar" — mit grüner Checkliste der erfüllten Voraussetzungen und Direkt-Buchung.

Manuelle Status-Mails~3 h / Monat gespart
Wartezeit Patient:in2 Tage → 5 Min
Cron 5 Min Eligibility-Check Personalisierte Mail
05
Hogrefe-Bots

Hogrefe-Bot-Pipeline — Diagnostik-Auswertung

9 pm2-managed Bots auf einem dedizierten Server loggen sich automatisch beim hogrefe-testzentrum.de ein, geben die Fragebogen-Antworten der Patient:in ein, laden das Rohbefund-PDF, schicken es an Mistral zur Befund-Synthese und schreiben das fertige Ergebnis als PDF zurück in die Akte.

Tests die im Live-Betrieb laufen: IST-5 (IQ-Test Hochbegabung), CAARS Langversion Selbst + Fremdbeurteilung (ADHS), WURS-K, ADHS-SB, ADHS-WR (Hetero / Selbst).

Pro Test (vorher)30–45 Min manuell
Pro Test (jetzt)0 Min — Bot übernimmt
Bei 5–10 Tests / Woche4–7 h / Monat gespart
pm2 Playwright Node.js Mistral-Synthese
06
Stripe + Upsell

Stripe-Integration — Online-Verkauf & Upsell-Funnel

Patient:innen kaufen IQ-Test (99€), Profilcheck-Coaching (150€) oder das Komplett-Paket (249€) direkt im Hub via Stripe Checkout. Webhooks setzen automatisch die Buchungs-Eligibility frei — ohne dass jemand in der Praxis manuell freigeben muss.

Der eigentliche Revenue-Lift: der IQ → Profilcheck Upsell-Flow. Patient:innen, die nur den IQ-Test gekauft haben, sehen im Portal eine eigene Karte: "Profilcheck nachträglich buchen — 150€". One-Click-Checkout. Funnel, der vorher schlicht nicht existierte.

Upsell-FunnelNeu — vorher 0 €
Geschätzter Lift1.500–3.000 € / Monat
Stripe Live Checkout Sessions Webhooks Auto-Eligibility
07
Daten-Migration

Doctolib-Offboarding mit Daten-Migration

Migration von 1.813 Doctolib-Alt-Datensätzen mit automatischem Reason-Mapping ("Videosprechstunde - Vorgespräch" → "Autismus: Erstgespräch") und Auto-Patient-Match per Email + Fuzzy-Name-Match.

Bonus-Fix: 383 Termine waren durch einen Doppelpunkt-Mismatch im Reason-String ("Autismus Erstgespräch" vs "Autismus: Erstgespräch") seit Monaten nicht verschiebbar. Ein einziges Migrations-Script hat alle 383 auf einen Schlag wieder buchbar gemacht.

Migrierte Datensätze1.813
Verhinderte Doppelbuchungs-Anrufe383
Reason-Mapping Fuzzy-Match Idempotent

Der Unterschied
im Alltag.

Konkrete Szenen aus dem Praxis-Tag — vorher und nach dem System-Wechsel.

SzeneVorherJetzt
Doku eines Termins "Ich tippe nach jedem Termin 10 Min manuell ab." "Ich klicke 1× KI-Akte und korrigiere, wo nötig."
Patient wartet auf Abschluss-Termin "Patient ruft an, ich prüfe Voraussetzungen, schreibe Mail." "System merkt automatisch, Patient bekommt Mail, bucht selbst."
Hochbegabungs-Test auswerten "Ich logge mich bei Hogrefe ein, gebe Antworten ein, lade PDF herunter, schreibe Befund." "Bot macht alles, fertiger Befund liegt in der Akte."
Storno-Rechnung versenden "Word-Dokument bauen, PDF speichern, Mail mit Anhang, in DB tracken." "Klick → 631 ms → Mail mit PDF raus."
Newsletter an 700 Patient:innen "Gateway-Timeout nach 30 Sek, manuelles Retry." "Cron schickt 20 / 2 Min, alle in 70 Min durch."

75–100 Stunden
pro Monat. Aufgeschlüsselt.

Über das gesamte 6-Personen-Team summiert sich der Zeit-Gewinn auf zwei volle Arbeitswochen pro Monat.

FunktionalitätVorherJetztMonatlich gespart
KI-Doku statt manuelle Anamnese7 Min / Termin30 Sek14 h / Behandler:in
Patient-Self-Service (Termine, Docs)~50 % Anrufeminimal~25 h Team
Auto-Befund via Hogrefe-Bots30–45 Min / Test0 Min4–7 h
Storno Center (Auto-Rechnung + Mail)15 Min / Storno1 Sek5 h
Abschluss-Ready Mailmanuell prüfen + schreibenautomatisch alle 5 Min3 h
Stripe-Dashboard im PVSApp-Wechsel täglichinline4 h
Conversion Center Analysemanuelle Reportslive2–4 h
Newsletter Async-QueueTimeout-Debuggingautonom2–4 h
Eligibility Auto-Checkmanuelle Prüfunginline im Portal2.5 h
Verspätungs-MailAnruf / ad-hocOne-Click2 h
GF Cross-Calendar MovesTelefonate internOne-Click + Audit2 h
Mail → Akte (IMAP-Poll)manuelles Copy/Pasteautomatisch alle 5 Min2 h
Mobile Akten-ZugriffDesktop-onlyApp-Feel iOS / Androidflexibler
Gesamt-Effektüber das 6-Personen-Team~70–100 h / Monat

Was das in Euro
bedeutet.

Konservativ gerechnet — und ohne den indirekten Effekt von schnelleren Diagnostik-Abschlüssen einzurechnen.

€ 5.250–7.000

Eingesparte Personalkosten / Monat

75–100 h × 70 € / h Personalkosten. Konservativ — ohne Lohnnebenkosten, ohne indirekte Effekte.

€ 1.500–3.000

Neuer Upsell-Revenue / Monat

IQ→Profilcheck-Upsell-Funnel. 10–20 Upgrades à 150 € pro Monat — ein Funnel, der vorher schlicht nicht existierte.

49 %

Lead → Patient Conversion-Rate

Branchenschnitt für Gesundheits-Lead-Funnels liegt bei 10–20 %. hej mind ist ~2,5× über dem Markt.

Hand-coded. Multi-Tier.
Shared Hosting trotzdem schnell.

Kein Page-Builder, keine Plugins, keine Cloud-Lock-In-Kosten. Die gesamte Plattform läuft auf IONOS-Webspace + einem dedizierten Cron-Server.

LayerStack
FrontendVanilla JS · Tailwind CSS (CDN) · Chart.js · Inter Font · Mobile-first Bento-Layout
BackendPHP 8 · PDO / MySQL · Office365 SMTP · PHPMailer · Dompdf für Rechnungen
HostingIONOS Webspace (pvs.hejmind.de · hub.hejmind.de · hejmind.de)
Cron-ServerDediziert · pm2-managed Node.js + Playwright Bots
KIMistral medium-latest (Befund-Synthese) · Voxtral (Transkription)
PaymentStripe Live API · Checkout Sessions · Webhooks
DatenbankMySQL 8 (geteilt zwischen PVS, Hub, Bots)
CachingFile-Cache für Stripe Revenue (5 min TTL)
AuthToken-basiert für Patient:innen (random_bytes(16)) · Session-basiert fürs Personal
Audit-Trailgf_override_log · sent_emails · ai_jobs · iq_test_logs

Sechs Engineering-
Entscheidungen.

Diese Patterns sind der Grund, warum die Software auf Shared Hosting Enterprise-Workloads stemmt.

  • Async-Job-Pattern mit fastcgi_finish_request Umgeht den IONOS 60-Sekunden-Gateway-Timeout für Mistral-Calls. Polling-basierter Status-Check im Frontend, Hintergrund-Run bis 5 Min.
  • Direct PDF-Render statt internal curl Befund-PDF wird in derselben Request-Pipeline gerendert statt über internal HTTP-Roundtrip. 60 s → 180 ms.
  • Idempotente Schema-Migrationen inline Keine separaten Migration-Tools auf Shared Hosting nötig — Endpoints prüfen + erstellen Spalten on-demand, sicher gegen Mehrfach-Ausführung.
  • Track-spezifische KI-Prompts mit Doctolib-Alias-Map Ein Termin "Autismus: Erstgespräch" triggert einen anderen System-Prompt als "Rezept-Folgetermin" oder "ADHS-Abschluss". Höhere Qualität, weniger Korrekturen.
  • Bento-Mobile-Layout mit eigener Markup-Variante Desktop und Mobile haben jeweils eigenes Markup statt ein responsives Tree — kein "Single-Tree-Pain", saubere UX auf beiden.
  • Audit-Trail für alle Override-Aktionen GF-Eskalationen, manuelles Test-Reset, Cross-Calendar-Moves — alles geloggt. Forensik-fähig, DSGVO-konform.
30-Min-Discovery

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